Dokumente – Digital, sicher und einfach archivieren
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Wie Unternehmer und Selbstständige den Weg zum papierlosen Büro sicher und einfach finden.
Jeder Unternehmer (u.a. GmbH, OHG oder Einzelkaufmann) kennt das leidige Thema: Dokumente und ihre korrekte und rechtskonforme Aufbewahrung. Die immer wiederkehrende Frage, die sich zwangsläufig stellt ist: "Was muss aufbewahrt werden, wie lange muss aufbewahrt werden und wie muss aufbewahrt werden?". Wir wollen mit diesem Blog-Beitrag etwas Licht ins Dunkel zu bringen und Möglichkeiten aufzuzeigen.
Grundlegende Fragen
Was muss aufbewahrt werden?
Zuerst einmal kann man sagen, dass i.d.R. fast alle Dokumente, die im alltäglichen Geschäftsleben anfallen und ausgetauscht werden, auch archiviert und aufbewahrt werden müssen; egal ob schriftliche Dokumente per Post oder auch elektronische Dokumente per Email.
Wie lange muss aufbewahrt werden?
Bei der Frage nach der Aufbewahrungsdauer (Aufbewahrungsfrist) gibt es zwei grobe Richtwerte: 6 Jahre und 10 Jahre. Die Frist beginnt immer mit Ende des aktuellen Kalenderjahres. So muss z.B. eine Ausgangsrechnung, die am 20.07. des aktuellen Jahres geschrieben wurde bis zum 31.12. in 10 Jahren aufbewahrt werden. Hierzu eine kleine (unvollständige) Übersicht:
i 6 Jahre
Mahnbeschreide, Berichte zu Betriebsprüfungen, Zollbelege, Geschäftsbriefe/Geschäftsdokumente (elektronisch und auf Papier), ...
i 10 Jahre
Rechnungen (Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen), Arbeitsanweisungen, Jahresabschlüsse, Kontoauszüge, ...
i 6 Jahre
Mahnbeschreide, Berichte zu Betriebsprüfungen, Zollbelege, Geschäftsbriefe/Geschäftsdokumente (elektronisch und auf Papier), ...
i 10 Jahre
Rechnungen (Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen), Arbeitsanweisungen, Jahresabschlüsse, Kontoauszüge, ...
Wie muss aufbewahrt werden?
Hier gibt es ein paar kleine Stolpersteine, die zu beachten sind, damit die archivierten Unterlagen auch bei einer etwaigen Prüfung rechtlich Stand halten. Nachfolgend exemplarisch drei Punkte kurz beschrieben:
i Thermo-Belege
Kassenzettel und Bewirtungsbelege, die oft auf Thermo-Papier ausgestellt werden, verlieren mit der Zeit ihre Lesbarkeit bzw. sind empfindlich was Wärme angeht. So kann es passieren, dass bereits nach kürzester Zeit diese Belege nicht mehr korrekt lesbar sind und es so zu Problemen kommen kann.
i Kontext bezogene Aufbewahrung
Das klassische Beispiel hierfür ist der Lieferschein. Hier kommt es bspw. darauf an, ob der Lieferschein "nur" ein Lieferschein ist oder ob der Lieferschein gleichzeitig auch als Rechnung fungiert. So ist die Aufbewahrungsfrist dann entweder 6 Jahre oder 10 Jahre.
i Digitale Archivierung
In der Regel ist es heutzutage (im Zuge des papierlosen Büros) ratsam, Dokumente elektronisch aufzubewahren. Zum einen werden hierdurch enorme Kosten für Lagerflächen für ein Archiv gespart, zum anderen können so die ganzen Vorteile der IT genutzt werden. Aber auch hier muss man wissen, was man tut, damit man nicht in Straucheln gerät. Digitale Archive unterliegen bestimmten Bedingungen, die gesetzlich geregelt sind. Ganz oben steht hier u.a. die Revisionssicherheit. Diese bestätigt, dass sich die im digitalen Archiv befindlichen Dokumente zu jeder Zeit im Originalzustand abrufen lassen und ohne Dokumentation nicht verändert werden können. Jegliche Änderungen, wie z.B. das Anbringen eines digitalen Stemples (z.B. Eingegangen am oder Gebucht am), wird dokumentiert und es wird eine neue Version (Revision) des Dokumentes angelegt. So kann jederzeit nachverfolgt werden, wer wann was an welchem Dokument verändert hat.
i Thermo-Belege
Kassenzettel und Bewirtungsbelege, die oft auf Thermo-Papier ausgestellt werden, verlieren mit der Zeit ihre Lesbarkeit bzw. sind empfindlich was Wärme angeht. So kann es passieren, dass bereits nach kürzester Zeit diese Belege nicht mehr korrekt lesbar sind und es so zu Problemen kommen kann.
i Kontext bezogene Aufbewahrung
Das klassische Beispiel hierfür ist der Lieferschein. Hier kommt es bspw. darauf an, ob der Lieferschein "nur" ein Lieferschein ist oder ob der Lieferschein gleichzeitig auch als Rechnung fungiert. So ist die Aufbewahrungsfrist dann entweder 6 Jahre oder 10 Jahre.
i Digitale Archivierung
In der Regel ist es heutzutage (im Zuge des papierlosen Büros) ratsam, Dokumente elektronisch aufzubewahren. Zum einen werden hierdurch enorme Kosten für Lagerflächen für ein Archiv gespart, zum anderen können so die ganzen Vorteile der IT genutzt werden. Aber auch hier muss man wissen, was man tut, damit man nicht in Straucheln gerät. Digitale Archive unterliegen bestimmten Bedingungen, die gesetzlich geregelt sind. Ganz oben steht hier u.a. die Revisionssicherheit. Diese bestätigt, dass sich die im digitalen Archiv befindlichen Dokumente zu jeder Zeit im Originalzustand abrufen lassen und ohne Dokumentation nicht verändert werden können. Jegliche Änderungen, wie z.B. das Anbringen eines digitalen Stemples (z.B. Eingegangen am oder Gebucht am), wird dokumentiert und es wird eine neue Version (Revision) des Dokumentes angelegt. So kann jederzeit nachverfolgt werden, wer wann was an welchem Dokument verändert hat.
Als Partner der docuvita GmbH & Co. KG können wir Ihnen mit der docuvita DMS-Lösung ein Werkzeug an die Hand geben, mit dem Sie sich ihr eigenes digitales Archiv, das alle gesetzlichen Bestimmungen einhält (TÜV geprüft), aufbauen können. Des Weiteren sind u.a. ein tiefgehendes Berechtigungssystem und ein Workflow-Management integriert.
Haben Sie Fragen, wünschen mehr Informationen oder eine Beratung zur digitalen Archivierung von Dokumenten, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Schreiben Sie uns einfach oder rufen Sie uns an.
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